Licencias Microsoft para empresas: cómo elegir la opción adecuada

Actualizado: agosto de 2026

Esta guía no vende una opción concreta: te lleva a la tuya. Seis preguntas, en orden. Cada una descarta caminos y te deja en el producto que corresponde a tu situación. Si solo tienes tres minutos, respóndelas por encima y ya sabrás qué comprar.

1. ¿Cuántos puestos vas a licenciar?

Uno o dos: licencias individuales. Es más simple y no hay ahorro que justifique otra cosa.

Tres o más: empieza a compensar una clave por volumen, que activa varios equipos con una sola clave y baja mucho el precio por puesto. Cómo funciona, MAK frente a KMS y las buenas prácticas de inventario: guía del licenciamiento por volumen.

Equipas ordenadores para clientes: es otro escenario. Mira el programa de distribuidores, con el precio por puesto publicado.

2. ¿Windows Home o Pro?

Para uso profesional, casi siempre Pro, y por razones concretas, no por prestigio:

• BitLocker — cifrado del disco. Si un portátil con datos de clientes se pierde y no está cifrado, tienes un problema que va más allá del hardware.
• Escritorio Remoto entrante — Home puede conectarse a otros equipos, pero no recibir conexiones.
• Unión a dominio y directivas de grupo — imprescindible en una red gestionada.

Comparativas: Windows 11 Pro frente a Home y Windows 10 Pro frente a Home.

3. ¿Windows 10 o Windows 11?

Windows 11, salvo que el hardware no lo admita. Y antes de darlo por incompatible, comprueba el TPM: muchos equipos lo tienen desactivado en la BIOS y aparecen como no aptos sin serlo. Cómo comprobarlo.

El punto que cambia el presupuesto de una empresa: el programa ESU gratuito que mantiene parcheado Windows 10 hasta octubre de 2027 no cubre equipos unidos a un dominio de Active Directory o Microsoft Entra, ni gestionados con MDM. Un parque empresarial real queda fuera y necesita ESU comercial de pago, que empieza en 61 USD por equipo y dobla cada año. Las cuentas completas: ESU comercial de Windows 10.

4. ¿Office perpetuo o Microsoft 365?

La pregunta que decide no es cuál tiene más funciones, sino si tu equipo usa los servicios de nube o no.

Perpetuo si trabajáis con archivos locales o en un servidor propio, si hay puestos con conexión limitada, o si dependéis de macros y procedimientos que no deben cambiar.

Suscripción si necesitáis coedición en tiempo real, correo empresarial gestionado, Teams, almacenamiento o Copilot. Nosotros no vendemos Microsoft 365, y te lo decimos igual.

Análisis detallado, con el cálculo del punto de equilibrio: Microsoft 365 frente a Office de pago único. Y una aclaración útil antes de comprar: qué incluye y qué no incluye Office 2024 — no lleva Copilot, ni Publisher, ni Teams.

5. ¿Tenéis un servidor?

Si en la red hay un Windows Server, las licencias de los puestos no cubren el acceso a él. Cada usuario o dispositivo que se conecte necesita su propia CAL, y quien trabaje por Escritorio Remoto necesita además una RDS CAL. La CAL debe ser de versión igual o superior a la del servidor.

Además, Server no se licencia por equipo sino por núcleos físicos, con una base de 16. Cálculo con ejemplos: cuántas CAL necesitas y licenciamiento de Windows Server 2025.

Es el apartado que más presupuestos descuadra, porque casi nunca se contempla al principio.

6. ¿Cómo vas a demostrar que estás en regla?

Tres documentos resuelven una auditoría en cinco minutos, y ninguno cuesta dinero:

• Factura a nombre de la empresa, con razón social y NIF. Indícalos al finalizar el pedido.
• Inventario de equipos activados: máquina, usuario, fecha. Nadie lo lleva por ti.
• Custodia de las claves en el gestor de contraseñas corporativo, no en un correo reenviado.

Sobre la legalidad de las licencias de reventa en la UE y cómo verificar que una clave es original: comprobar si una licencia es original y por qué los precios varían tanto según el canal.

Resumen por perfil

Perfil	Qué suele corresponder
Autónomo, 1–2 equipos	Windows 11 Pro individual + Office 2024 individual
Oficina de 5–10 puestos	Packs por volumen de Windows 11 Pro y Office 2024
Empresa con dominio y servidor	Volumen + Windows Server por núcleos + CAL
Tienda de informática o MSP	Programa de distribuidores
Parque antiguo sin Windows 11	Windows 10 Pro por volumen + plan de migración con fecha

¿Tu caso no encaja en ninguno, o necesitas un producto que no está publicado — Server 2025, CAL, SQL Server, Enterprise LTSC? Escríbenos y te preparamos un presupuesto en menos de 24 horas laborables.

Preguntas frecuentes

¿A partir de cuántos equipos compensa comprar por volumen?

A partir de tres o cuatro puestos del mismo producto. El precio por equipo baja de forma sensible y la gestión se reduce a custodiar una única clave.

¿Necesita mi empresa un servidor para activar licencias por volumen?

No. Con una clave de activación múltiple cada equipo se activa contra los servidores de Microsoft, sin infraestructura propia.

¿Puede mi empresa usar el ESU gratuito de Windows 10?

Solo si los equipos no están unidos a un dominio de Active Directory o Microsoft Entra, ni gestionados con MDM ni en modo kiosco. Un parque gestionado necesita ESU comercial de pago.

¿Hace falta Windows Pro en todos los puestos?

Depende del uso. Pro es necesario para cifrar el disco con BitLocker, recibir conexiones de Escritorio Remoto o unir el equipo a un dominio. Para un puesto sin datos sensibles ni red gestionada, Home puede bastar.

¿Las licencias de los puestos cubren el acceso al servidor?

No. Cada usuario o dispositivo que se conecte a un Windows Server necesita su propia CAL, y el acceso por Escritorio Remoto exige además una RDS CAL.

¿Qué documentación necesito para una auditoría de licencias?

La factura a nombre de la empresa y un inventario de los equipos activados con fecha y usuario. Con esos dos documentos se resuelve el trámite.

¿Podéis facturar a nombre de mi empresa?

Sí. Basta con indicar la razón social y el NIF o CIF en los datos de facturación al finalizar el pedido.