Comprar licencias de Microsoft para tu empresa: factura, activaciones y control
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Actualizado: septiembre de 2026
Para licenciar los equipos de una empresa necesitas tres cosas: una factura a nombre de la sociedad, un registro de qué clave se activó en qué equipo, y el número correcto de activaciones. Con eso resuelves el 100 % de las preguntas que te van a hacer, vengan de tu gestoría, de un cliente o de una revisión de licenciamiento.
En 30 segundos
- La factura a nombre de la empresa es el documento que acredita la compra. Guárdala junto con el correo de entrega de las claves.
- Windows y Office se licencian por equipo, no por persona. Diez ordenadores son diez activaciones, aunque los usen cinco personas por turnos.
- Los packs por volumen usan una sola clave MAK con un número fijo de activaciones: 5, 10, 20 o 50.
- Windows Server es otra historia: se licencia por núcleos y además necesita CAL por usuario o por dispositivo.
- Deja siempre una o dos activaciones de margen para sustituciones de equipo.
Qué documentación te hace falta de verdad
Cuando alguien pide «justificar las licencias», lo que espera ver es una cadena que se sostenga:
- Factura a nombre de la empresa, con los datos fiscales de la operación, la referencia del producto y la cantidad.
- Entrega de las claves: el correo con las claves y los enlaces de descarga oficiales.
- Registro interno de activaciones: una hoja de cálculo con equipo, número de serie, clave usada y fecha.
El tercer punto es el que casi nadie tiene y el que más problemas evita. Una tabla de cuatro columnas mantenida al día vale más que cualquier certificado bonito, porque es lo único que demuestra que no has activado más equipos de los que compraste.
Cuántas activaciones necesitas
La cuenta es sencilla y casi siempre se hace mal por el mismo motivo: se cuentan usuarios en lugar de equipos.
| Producto | Se licencia por | Ejemplo |
|---|---|---|
| Windows 11 Pro | Equipo | 14 ordenadores = 14 activaciones |
| Office 2024 Pro Plus | Equipo | 14 ordenadores = 14 activaciones |
| Windows Server | Núcleos del servidor | Mínimo 16 núcleos por servidor |
| CAL de Server | Usuario o dispositivo | Se elige el criterio que salga más barato |
Un portátil que solo se usa dos días al mes sigue siendo un equipo licenciado. Un ordenador compartido por tres turnos sigue siendo una sola licencia. Y si tienes servidor, el cálculo de CAL merece su propio rato: lo tienes en cuántas CAL de Windows Server necesitas.
Cómo funcionan los packs por volumen
En vez de gestionar catorce claves distintas, recibes una sola clave con un número determinado de activaciones. La introduces en cada equipo y el contador va bajando. Ventajas prácticas: una única referencia que administrar, el mismo procedimiento de instalación en todos los puestos y un coste por equipo mucho más bajo.
- Windows 11 Pro, 5 activaciones — autónomos y microempresas.
- 10 activaciones — la oficina completa con margen.
- 20 activaciones — despliegue por lotes con imagen preparada.
- 50 activaciones — instaladores, MSP y centros educativos.
Lo mismo existe para la suite ofimática: Office 2024 Pro Plus desde 5 activaciones. El catálogo completo está en licencias por volumen, y las cifras para comparar, en cuánto cuesta una licencia de Microsoft.
Tres errores que salen caros
Comprar justo. Si tienes diez equipos, compra diez activaciones sabiendo que la primera sustitución de un portátil te va a consumir una más. Un pack de diez con dos de margen evita una compra de urgencia en seis meses.
No apuntar nada. A los dieciocho meses nadie recuerda qué clave se usó en qué máquina, y reconstruirlo cuesta más que haberlo anotado.
Mezclar canales sin control. Tres equipos con OEM del fabricante, cuatro con claves sueltas compradas por alguien de la oficina y cinco con volumen es la receta del caos. Antes de comprar nada, comprueba qué tienes ya: cómo saber si tu licencia es OEM, Retail o por volumen.
El marco legal, en una línea
La sentencia del Tribunal de Justicia de la UE C-128/11 (UsedSoft contra Oracle) reconoce la reventa de licencias perpetuas de software dentro de la Unión Europea. Es el fundamento del mercado de licencias a precio reducido. Con sus matices, que explicamos en qué es una licencia digital de Microsoft. Esto es información general y no sustituye al criterio de tu asesor.
Si equipas ordenadores para terceros
Tiendas de informática, técnicos y empresas de servicios IT tienen condiciones distintas y compras recurrentes con factura. Está todo en el programa de distribuidores.
¿Necesitas Windows Server, CAL o una configuración que no está en la web? Escríbenos desde la página de contacto con el número de equipos y el escenario, y te decimos qué necesitas exactamente, aunque la respuesta sea que compres menos de lo que pensabas.
Preguntas frecuentes
¿Recibo factura a nombre de mi empresa?
Sí. Indica los datos fiscales de la sociedad en el pedido y recibirás la factura con todos los datos de la operación, válida para tu contabilidad.
¿Se licencia por usuario o por ordenador?
Windows y Office se licencian por equipo. Cinco personas que se turnan en tres ordenadores necesitan tres licencias, no cinco. La lógica por usuario aparece en Microsoft 365 y en las CAL de servidor, que son productos distintos.
¿Qué pasa si sustituyo un ordenador?
Con una clave por volumen, activar el equipo nuevo consume una activación más del contador. Por eso conviene comprar con algo de margen. Con una licencia Retail individual puedes liberarla del equipo antiguo y reutilizarla.
¿Puedo instalar Office en el portátil y en el ordenador de sobremesa del mismo empleado?
Son dos equipos, así que son dos activaciones. Lo desarrollamos en en cuántos ordenadores puedes instalar tu licencia de Office.
¿Cómo compruebo cuántas activaciones me quedan?
Microsoft no expone ese contador al comprador de forma directa, así que el control lo llevas tú con el registro interno de activaciones. Es la razón principal por la que insistimos tanto en esa hoja de cálculo.
¿Sirven estas licencias para un despliegue automatizado?
Sí. Con una clave por volumen puedes preparar una imagen del sistema e introducir la clave durante el despliegue, o activar por lotes con slmgr /ipk y slmgr /ato. Los comandos están en la referencia de slmgr y ospp.vbs.
¿Y si necesito Windows Server?
Windows Server se licencia por núcleos, con un mínimo de 16 por servidor, y además necesita CAL para cada usuario o dispositivo que se conecte. No es un cálculo que convenga improvisar: escríbenos con el número de servidores, núcleos y usuarios.
¿Cuántos equipos justifican pasar de licencias sueltas a un pack por volumen?
A partir de cinco, casi siempre. El coste por puesto baja de forma clara y, sobre todo, gestionas una referencia en lugar de cinco. El desglose completo del modelo está en licenciamiento por volumen de Microsoft para empresas.
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